Start up, pour votre santé financière, dématérialisez votre compatibilité.

Start up, cette article est pour vous. comprendre la dématérialisation comptable rapidement.

I. C’est quoi la comptabilité.
La comptabilité financière a pour objectif principal de produire des états financiers destinés à informer les tiers et les associés sur la situation financière de l’entreprise. Elle s’appuie sur une organisation matérielle concrète. La dématérialisation va alors s’intéresser aux documents devant subir des traitements comptables.

A- La tenue comptable
Communément appelée « tenue de la comptabilité » cette dernière consiste à enregistrer toutes les pièces comptables dont dispose une entreprise selon un plan établi. (Facture d’achat ou de vente, reçus, quittances, note de frais…)
Le but de cette tenue est double :
• Justifier de l’utilisation des fonds de l’entreprise, mais aussi attester les opérations comptables (Achat, paiement des salaires, vente de bien ou services…)
• Répondre aux obligations légales de l’administration fiscale (TVA, déclaration sur le revenu, déclaration des bénéfices.
L’entreprise peut tenir par elle-même sa comptabilité via son service comptable ou bien la confier à un cabinet d’expertise-comptable. Non difficile mais fastidieuse, la comptabilité demande une certaine rigueur impliquant une collecte et une émission systématique des pièces justificatives. En effet, les pièces comptables sont des éléments indispensables lors d’un contrôle financier (interne ou externe).

B- La saisie comptable

Il s’agit d’une opération manuelle consistant à affecter dans les comptes de votre entreprise les différents mouvements comptables (ventes aux clients, règlement des factures fournisseurs, etc.) Toutes les opérations de l’entreprise se retrouve dans « le journal » qui va répertorier chronologiquement les diverses opérations d’achat, de banque mais aussi de caisse…
En règle générale, c’est à vous dirigeant ou bien à un employé de l’entreprise de l’effectuer. Toutefois, il est préférable de passer par un prestataire extérieur si cette tâche ne relève pas de vos compétences. C’est dans le cadre d’un contrôle fiscal que vous serez amené à le présenter.

II. Traitements comptables et dématérialisation

Les traitements comptables consistent à trier, saisir et enregistrer les données nécessaires à l’établissement des états de synthèse que sont le bilan et le compte de résultat. Ils sont bien évidemment liés aux relations commerciales B to B ou B to C, mais aussi aux relations des entreprises avec les salariés, les organismes sociaux, les banques et l’administration fiscale. Ainsi, le logiciel de CRM « Jaimegérer » va permettre aux entreprises d’être en lien direct entre les différentes institutions bancaires et comptables. La dématérialisation concerne les documents comptables ou extra comptables comme les factures, les documents sociaux et fiscaux, les pièces bancaires, les bulletins de salaire… qui vont être intégrés dans le traitement de l’information financière.
La dématérialisation engendre une succession de traitements informatiques liés aux traitements comptables. On parle le plus souvent de traitement automatisé sous forme numérique.
Dans tous les pays membres de l’Union Européenne, depuis le 1er janvier 2004, la facture électronique peut se substituer à la facture papier (la directive européenne 2001-115-CE)

A- La comptabilité en partie double

Vous, chef d’entreprise, cette procédure d’enregistrement des écritures comptables doit vous évoquez quelque chose. En effet, cette dernière repose sur un mécanisme fondamental passant par une partie double des opérations.

La première concerne l’enregistrement des opérations dans les comptes.
Or l’activité de votre entreprise se matérialise par divers flux à destination ou en provenance d’autres entités. Les flux en questions vont venir modifier votre patrimoine. Ils concernent des biens matériels (flux réels) ou bien des biens financiers (flux monétaires).

Pour être plus claire je vais vous donner un exemple :

Imaginons que votre entreprise vend des marchandises à un client, ce dernier va s’acquitter d’une dette envers vous qu’il payera par chèque.

-Flux réel : L’expédition des marchandises.

-Flux monétaire : Le paiement par chèque.

Ainsi les différents flux vont faire l’objet d’un enregistrement dans un compte. Celui-ci va vous permettre de suivre l’évolution de chaque élément du patrimoine.

La seconde partie implique une relation entre les comptes.
Concrètement, la colonne débit et la colonne crédit doivent être équilibrée. Par ailleurs toute écriture passée dans un sens, au sein d’un compte doit être accompagnée d’une ou plusieurs écritures en sens inverse (débit et crédit) similaire. Dès lors, une écriture comptable comportera au moins deux lignes.
Les logiciels comptables comme Ciel, Sigma, sage ou Jaimegerer … effectueront automatiquement des contrôles au fur et à mesure de la saisie des écritures. Si la saisie n’est pas juste, alors le logiciel va empêcher la validation.
Enfin, pour vérifier vos écritures je vous conseille d’éditer une balance comptable qui va vérifier que le total de la colonne des débits et bien égal au total de la colonne des crédits.

B- Les diverses formes de dématérialisation

1) La dématérialisation des factures au format papier envoyées par les fournisseurs : les factures sont numérisées à dès leur réception par le client puis stockées et/ou traitées immédiatement. Sur le plan légal, la facture papier est admise.
2) La dématérialisation simple : les données de facturation sont transmises par courrier électronique et peuvent être intégrées immédiatement dans les traitements comptables. Un double de la facture papier doit obligatoirement être conservé par l’acheteur et le vendeur, pour valeur légale de la chose.
3) dématérialisation fiscale des factures : les fournisseurs et le client s’échangent les factures sous la forme de données structurées ou non. Il est évidant que le respect des règles imposées par l’administration fiscale doit être respectées. Le double papier ne devient plus nécessaire car la facture électronique est établie comme preuve pour l’autorité fiscale.

La comptabilité, système d’organisation de l’information financière, permet de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et présenter des états qui reflètent une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entité à la date de clôture.

Ainsi, dans le contexte de crise économique actuel le développement de la dématérialisation des traitements comptables est important car les entreprises cherchent d’abord à réduire leurs coûts et, par la suite, ont pour objectif de rationnaliser leurs traitements comptables. Cependant, quel que soit le contexte économique, la dématérialisation des opérations comptables implique des changements important de pratiques et reste, incontestablement, indissociable de la recherche de performance.
De plus en plus imposée, dans les relations des entreprises avec certains tiers, la dématérialisation se généralise et on peut même considérer qu’elle se banalise.

III- Conclusion

Un outil comme « jaimegerer » contribue à la dématérialisation comptable en cours dans toutes les entreprises, cela vous permet un gain de temps et une efficacité démontrée. Tous les documents seront donc envoyés directement au pôle comptabilité sans la contrainte d’un déplacement nécessaire.