Comment traiter mes emails pour être efficace en commercial ?

Vous trouverez plusieurs méthodes possibles. Je vais vous présenter celle que j’utilise et qui se base sur la logique du « zéro inbox« , i.e. une messagerie vide d’emails :-)
Cette logique n’est pas adaptée si vous travaillez en mode « inbound ». Pour ce mode, je propose une autre logique. Elle est par contre tout à fait adaptée si vous travaillez en mode « outbound » ou en « relation client ».
La méthode se base autour de 3 règles découlant de constats scientifiques :

Le « bipbip » de la messagerie nous déconcentre pendant que nous faisons autre chose.

J’instaure donc des temps d’emails : 1h en arrivant au bureau avant l’arrivée de tout le monde ; 1h avant d’aller manger, 1h de 16h à 17h avant de passer mes derniers appels. Entre ces temps, ma messagerie est éteinte ou en hors ligne si je veux rechercher un ancien message.

Gérer les emails entrants, c’est gérer les urgences des autres et non ce qui est important pour nous.

Je privilégie donc toujours l’écriture de mes Emails à la lecture des Emails des autres, et je privilégie mes autres actions commerciales devant les emails.

Une boîte email vide signifie moins de stress.

Quand mes emails arrivent, je les lis puis je les classe automatiquement dans des dossiers aux noms suivants :

  • Archives 2015 (ou l’année en cours) : ce sont tous les emails que je veux pouvoir retrouver un jour mais qui ne nécessitent pas de réponse ou auxquels j’ai répondu.
  • Tâches à faire : je stocke ici des emails qui me créent des tâches que je ne peux faire dans l’instant ( tous ceux que je peux gérer dans l’instant, je le fais). Des que j’ai un email dans ce dossier, je planifie une heure dans mon calendrier (dans les 5 jours qui suivent) que je passerai à gérer cette tâche (ou ces tâches s’il y en a plusieurs)
  • Pour plus tard : je garde ici plutôt des emails contenant des informations de veille ou des pistes d’anticipationque je veux creuser. Quand j’ai moins la frite, je me plonge dans ce dossier et je prends plaisir à lire des choses où j’apprends plein de nouveautés qui servent mon business… et ça me relance pour de nouvelles activités.
  • Suivi : je mets ici les emails non commerciaux qui nécessitent de suivre ce qui se passe. Je planifie 1h un vendredi apres-midi par mois où je regarde ce qui reste dans ce dossier, soit pour réérire à mes interlocuteurs soit pour déplacer le message en archives.

Et c’est tout !
Je ne fais pas de sous-dossier par client car j’en ai trop, et que j’ai toutes les infos importantes dans ma CRM (si je veux garder mes emails par client, je les écris depuis la CRM).
J’utilise l’impulsion dans la CRM pour suivre mes contacts actifs et pour avoir un contact par semestre avec mes clients ou anciens clients.
Je me libère du temps : en ayant ces sous-catégories, je me rends compte que certaines tâches à faire n’étaient finalement pas essentielles en les regardant 2 ou 3 jours plus tard :-) ce qui me donne plus de temps pour mon commercial !