5 conseils pour faire un tableau de bord réussi

Posté le

Tout d’abord, je vous recommande de faire 2 tableaux :

  • un tableau d’activité ;
  • un tableau de trésorerie.

Pour chacun de ces tableaux, prévoyez un prévisionnel, puis faites une version actuelle et symbolisez par un jeu de couleur si vous êtes en hausse ou en baisse par rapport à ce que vous aviez prévu.

Le tableau d’activité

Le tableau d’activité vous permet de vérifier que vos rentrées d’argent sont en lien avec vos dépenses, et que votre activité se tient bien par rapport à ce que vous aviez prévu.
Dans votre tableau d’activité, il faut que vous retrouviez ainsi :

  • Vos opportunités commerciales et/ou le nombre de rdv faits et/ou le nombre d’appels passés – bref, un objectif pour savoir si vous avez suffisamment prospecté
  • Vos devis et/ou vos propositions commerciales – un objectif pour savoir si votre prospection déclenche de l’intérêt
  • Vos signatures et/ou vos bons de commande et/ou vos carnets de commande – un objectif pour savoir si vous rentré suffisamment d’activité pour les mois à venir

A ce stade, votre tableau d’activité vous permet de savoir si votre commercial est en lien avec ce que vous souhaitez facturer.
Ensuite, vous devez avoir :

  • Votre facturation et/ou votre volume d’activité (dans certains métiers, la facturation ne correspond pas à la réalité de la charge)
  • Vos dépenses de matière première et/ou de sous-traitance et tous les autres coûts variables (qui dépendent de votre activité – autrement dit, si vous ne vendez pas, vous ne les avez pas)

Vous en déduisez ici votre marge brute.

Vous rajoutez ensuite l’ensemble de vos coûts fixes :

  • loyers
  • assurances
  • petits matériels & fournitures
  • communication
  • salaires & charges
  • taxes

Vous obtenez ensuite votre Résultat d’exploitation. Bien sûr, votre objectif est que votre résultat d’exploitation soit positif. Mais parfois, l’activité peut être saisonnière, il est alors important de savoir quand on a de la marge (et il faudra alors peut être recruter) et quand on est en retard (pour mettre les bouchées doubles) Il permet également de prévoir ses entrées et sorties d’argent. C’est à cela que sert le tableau de trésorerie.

Le tableau de trésorerie

Pour celui-ci, même concept, vous faites un prévisionnel pour anticiper  et vous le mettez à jour tous les mois en fonction de ce que vous avez effectivement vendu et dépensé, et en prenant bien en compte les temps de règlement. Votre tableau doit avoir :

  • Vos entrées sur votre compte bancaire, en séparant vos ventes et vos autres entrées (remboursement de TVA, etc.)
  • Vos sorties en coûts variables
  • Vos sorties en coûts fixes
  • les versements de TVA (voir infra – la TVA n’apparaît pas sur le tableau d’activité)

Je préconise de garder les mêmes catégories que pour le tableau d’activité – c’est plus simple ensuite pour mettre à jour. Attention, si vous récupérez votre TVA, votre tableau d’activité devra être fait en HT et votre tableau de trésorerie en TTC.
Il est essentiel de les prévoir, ne serait-ce que pour anticiper les charges URSAAF. Si vous avez moins de 10 salariés, vous ne reversez les cotisations URSSAF que tous les 3 mois. Ca peut vite faire des sorties de 10 à 20 000 euros – mieux vaut donc s’assurer qu’on a ce qu’il faut sur le compte :-)

Partager la publication "5 conseils pour faire un tableau de bord réussi"