- Saisir régulièrement les factures fournisseurs – clients
Une saisie régulière des pièces comptables permet d’identifier rapidement les documents manquants (qui seront donc à réclamer aux tiers concernés).
Cela permet également un gain de temps lors de la déclaration de TVA, si les factures sont enregistrées dans les temps, plus vite le comptable pourra faire la déclaration de TVA.
- Utiliser les bons comptes comptables
La saisie comptable est la base de la comptabilité. L’imputation comptable (compte référencé dans une écriture comptable) est primordiale puisqu’elle constitue l’essence même de la comptabilité.
Elle consiste à attribuer le bon compte à l’opération concernée. C’est une tâche qui ne doit pas être négligée ni déléguée à n’importe qui. Elle nécessite une attention particulière et un minimum de connaissances. Pour cela il existe des plans comptables simplifiés.
- Encoder et classer correctement les pièces comptables saisies
Tenir correctement la comptabilité de son entreprise suppose de savoir retrouver rapidement les justificatifs saisis à partir de la comptabilité. Une bonne saisie comptable implique :
- D’attribuer un numéro à chaque enregistrement comptable où référence (date de saisie)
Pour les factures de ventes, il pourra s’agir du numéro interne attribuée par l’entreprise (qui, rappelons le, doivent se suivre).
- De classer correctement les pièces comptables
Après avoir saisi les factures, il convient de les ranger dans des classeurs numérotés. Plusieurs méthodes sont couramment utilisées mais la plus simple est de les regrouper par catégorie (achats et ventes).
Dans un premier temps, elles peuvent être classées alphabétiquement (par nom fournisseur ou client) et ensuite par numéro de pièce ou par ordre chronologique.
- Conserver les factures clients/fournisseurs
Lorsque les factures sont enregistrées, les classées et par la suite, une fois l’exercice comptable clôturé, les archiver.
Ces justificatifs doivent être conservés, au même titre que certains autres documents (comme les bons de commande par exemple) pendant une certaine durée.
Conclusion : la saisie d’une facture fournisseur ou d’une facture client nécessite de respecter une procédure. Lorsqu’elle est correctement effectuée, elle permet de bien préparer le bilan comptable de fin d’année.
